Wodociągi Dębickie sp. z o.o.

PROCEDURA WEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

przyjęta Zarządzeniem nr 14/2024 Prezesa Zarządu Spółki „Wodociągi Dębickie” sp. z o.o. z dnia 18 września 2024 r.

§ 1 Wstęp

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów
   (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 – zwaną dalej ustawą) ustala się Procedurę zgłoszeń wewnętrznych (zwaną dalej Procedurą), określającą wewnętrzne zasady zgłaszania naruszeń prawa
   i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa.
2. Procedura jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w „Wodociągach Dębickich” sp. z o.o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości
   i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Procedura została przyjęta po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi Zakładową Organizacją Związkową NSZZ „Solidarność” przy Wodociągach Dębickich oraz Niezależnym Związkiem Zawodowym Pracowników „Wodociągów Dębickich” sp. z o.o.

§ 2 Definicje

1. Pracodawca lub Spółka – rozumie się przez to „Wodociągi Dębickie” sp. z o.o. w Dębicy.
2. Pracownik – pracownik w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.) oraz pracownik tymczasowy w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1110).
3. Zespół – komórka organizacyjna w Spółce odpowiedzialna za przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń oraz podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia. Zespołem w rozumieniu niniejszej Procedury jest osoba kierująca Działem Personalnym oraz – na czas jej nieobecności w pracy – wyznaczony przez Prezesa Zarządu pracownik Działu.
4. Naruszenia – działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem.
5. Osoba zgłaszająca lub sygnalista – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, wspólnika, członka organu osoby prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
6. Informacje na temat naruszeń – informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia, a także dotyczące prób ukrycia naruszeń, do których doszło lub wystąpiło prawdopodobieństwo ich wystąpienia w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
7. Zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia prawa.
8. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – oznacza osobę fizyczną lub prawną wskazaną
   w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana.
9. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które powoduje lub może spowodować, nieuzasadnianą innymi przyczynami niż wynikającymi ze zgłoszenia, szkodę dla osoby zgłaszającej.
10. Działania następcze – wszelkie działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania zgłoszonemu naruszeniu, w tym takie działania, jak:
11. wewnętrzne postępowanie wyjaśniające,
12. wszczęcie kontroli,

b)  zawiadamianie właściwych organów o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,

c)   działania podejmowane w celu odzyskania środków i zakończenia postępowania,

d)  archiwizacja dokumentacji.

11)   Informacje zwrotne – przekazanie, osobom dokonującym zgłoszenia, informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych w związku z ich zgłoszeniem i na temat powodów tych działań.

§ 3 Naruszenie podlegające zgłoszeniu

1. Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne
   z prawem lub mające na celu obejście prawa – dotyczące:
   • korupcji;
   • zamówień publicznych; 
   • usług, produktów i rynków finansowych;
   • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
   • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   • bezpieczeństwa transportu;
   • ochrony środowiska;
   • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   • bezpieczeństwa żywności i pasz;
   • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   • zdrowia publicznego;
   • ochrony konsumentów;
   • ochrony prywatności i danych osobowych;
   • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   • interesów finansowych Unii Europejskiej;
   • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Dokonywanie zgłoszeń nieprawdziwych informacji, wykorzystywanie zgłaszania naruszeń prawa w złej wierze, w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie jest całkowicie niedopuszczalne i nie korzysta z jakiejkolwiek ochrony prawnej.

§ 4 Dokonywanie zgłoszeń 

1. Zespołem upoważnionym do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń jest Dział Personalny  zgodnie z definicją Zespołu zamieszczoną w § 1 p. 3) niniejszej Procedury.  
2. Zespół podlega bezpośrednio jedynie Prezesowi Zarządu i gwarantuje bezstronne, obiektywne
   i rzetelne przeprowadzenie działań następczych, z zachowaniem zasady poufności
   i poszanowaniem praw sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3. Na podstawie pisemnych upoważnień i po uprzednim zobowiązaniu się do zachowania tajemnicy w formie pisemnego oświadczenia, osoby wchodzące w skład Zespołu są uprawnione
   i zobowiązane  do: 
4. przyjmowania zgłoszeń,
5. dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń,
6. terminowego potwierdzania przyjęcia zgłoszenia sygnaliście,
7. podejmowania działań następczych,
8. terminowego przekazywania sygnaliście informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych,
9. raportowania o stwierdzonych naruszeniach prawa,
10. rekomendowanie działań następczych,
11. prowadzenia rejestru zgłoszeń.

§ 5 Zgłoszenie

1.  Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
   1.  za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany do tego celu adres e-mail: sygnalista@wodociagi.debickie.pl,
   1. w formie listownej na adres: ul. Kosynierów Racławickich 35, 39-200 Dębica (przesyłkę należy zapakować w dwie koperty, koperta wewnętrzna powinna zawierać dopisek „zgłoszenie nieprawidłowości” bądź „do rąk własnych Zespołu ds. zgłoszeń”); korespondencję przekazuje się w zamkniętej kopercie Zespołowi.
2. Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
3. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko,
   1. dane kontaktowe (adres korespondencyjny/e-mail i numer telefonu), pod którymi możliwy jest kontakt z sygnalistą,
   1. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia,
   1. wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej, które dopuściły się naruszenia prawa,
   1. zwięzły opis sprawy w szczególności ze wskazaniem istotnych faktów i  dat oraz  naruszonych regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów etycznych.
4. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem osób mających związek ze sprawą.
5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

§ 6 Postępowanie wyjaśniające

1. Podstawową formą zgłoszeń w Spółce są zgłoszenia rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w § 9 Procedury. 
2. Zespół potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Zespół dokonuje weryfikacji zgłoszenia i w jej wyniku:
4. przystępuje do niezwłocznego procedowania  postępowania wyjaśniającego,
5. odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
6. W uzasadnionych przypadkach na wniosek Zespołu, Prezes Zarządu może wyrazić zgodę na udział w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych specjalistów.
7. W ramach postępowania wyjaśniającego Zespół może m.in:
8. występować do sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji,
9. przesłuchiwać sygnalistę, osobę, której dotyczy zgłoszenie, oraz inne osoby mogące mieć informację mające znaczenie dla wyjaśnienia sprawy,
10. występować do wszystkich komórek organizacyjnych Pracodawcy o udzielenie informacji, wyjaśnień lub przekazanie dokumentów,
11. przeglądać dokumenty, dane, zapisy w systemie informatycznym, nagrania z monitoringu oraz inne zapisy danych i informacji,
12. pozyskiwać opinie ekspertów i biegłych zewnętrznych,
13. występować do Prezesa Zarządu o zastosowanie środków zabezpieczających, takich jak np. odsunięcie od pełnienia określonych zadań.   
14. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni
    od otrzymania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
15. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia.
    W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
16. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

§ 7 Ochrona Zgłaszającego

1. Zgłaszający podlega ochronie określonej poniżej od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Ochrona, o której mowa w ust. 1 powyżej w szczególności polega na podejmowaniu działań gwarantujących poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego oraz po jego zakończeniu, poprzez m.in. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych.
3. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe, w tym także groźby lub próby ich zastosowania.
4. Zgłaszający, który świadczy lub ma świadczyć pracę na podstawie stosunku pracy, a także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego, nie mogą być niekorzystnie traktowani z powodu dokonania zgłoszenia, za które uważa się w szczególności:
   • odmowę nawiązania stosunku pracy, 
   • wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   • niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   • obniżenie wynagrodzenia za pracę, 
   • wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
   • pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
   • przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
   • zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, 
   • przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
   • niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   • negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
   • nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
     o podobnym charakterze,

1. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   1. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
   2. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

• Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem, że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
• Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa,
  w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
• Działania odwetowe względem zgłaszającego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, podlegają zgłoszeniom jako naruszenie prawa oraz ocenie
  w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki zgłoszeń naruszenia prawa.
• Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie.
• W przypadku, o którym mowa w ust. 8, sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
• Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
• Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 8 Zachowanie poufności

1. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości zgłaszającego i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych zgłaszającego i osoby, której dotyczy zgłoszenie, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Pracodawcy.
3. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy.
4. Pracodawca stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające przechowywanie danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie, włączając w to, w odpowiednim przypadku, usunięcie z treści dokumentu lub innego nośnika informacji niezwłocznie po ich otrzymaniu wszystkich danych osobowych zgłaszającego.

§ 9 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Pracodawca prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem danych w nim zgromadzonych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. 
3. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
4. numer sprawy,
5. przedmiot naruszenia,
6. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
7. adres do kontaktu sygnalisty,
8. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
9. informację o podjętych działaniach następczych, 
10. datę zakończenia sprawy.
11. Dostęp do rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje wyłącznie Zespołowi.
12. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 10 Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie może nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego,
z pominięciem Procedury (przepis ten wchodzi w życie 25.12.2024 r.)

2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy.

3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

§ 11 Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.

2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty.

3. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom
i współpracownikom podmiotu. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty.

4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje
w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Klauzula informacyjna RODO dla osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury oraz jest opublikowana na stronie internetowej Pracodawcy.

§ 12  Postanowienia końcowe

1. Procedura stanowi akt wewnętrzny Pracodawcy i nie wyłącza stosowania postanowień  Regulaminu Pracy, jak również przepisów powszechnie obowiązujących.
2. Każda z osób świadczących pracę w „Wodociągach Dębickich” sp. z o.o. zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz do jej przestrzegania. Oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszym dokumentem stanowi załącznik nr 1 do Procedury i zostaje umieszczone
   w aktach osobowych pracownika.   
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r., za wyjątkiem  § 10 dotyczącego zgłoszeń zewnętrznych, który będzie obowiązywać od 25 grudnia 2024 r.

Załącznik nr 1

do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa 

Dębica, dnia ……………………..

OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisany ………………………………….. oświadczam, iż zostałem zapoznany z treścią Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa  obowiązujących w „Wodociągach Dębickich” sp. z o.o.

                                                                                                          …………………………….

     podpis pracownika

Załącznik nr 2

do Procedury wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa 

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest „Wodociągi Dębickie” sp. z o.o. z siedzibą
w Dębicy adres e-mail: poczta@wodociagi.debickie.pl tel. 14 670 68 11.

2. Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: daneosobowe@wodociagi.debickie.pl

3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928).

4. Ochrona tożsamości sygnalisty Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pana/Pani wyraźną zgodę.

5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych. Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sadowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

8. Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/Pani także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

9. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

10. Podanie danych jest dobrowolne, lecz warunkuje przyjęcie zgłoszenia. Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych.  Ponadto jeśli nie poda Pan/Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.